出張旅費精算は、旅費規程に定める移動距離などの旅費条件を満たしたときに出張としみなされます。交通費精算とは違う、出張旅費精算書を使って精算します。というのも、宿泊費や日当などが発生するため、出張旅費精算書を使って精算します。また、私の会社では出張先の住所も記載するようにしています。というのも、自然災害が多くなり安否確認や宿泊先・移動手段変更などの手続きをしやすいようにするためです。
そこで今回は、すぐに使える！エクセルで作成した出張旅費精算書のテンプレートを6つ作りましたので、使いたいひな形があれば無料でダウンロードして使って頂ければと思います。
出張旅費精算書テンプレート
出張をするときは、上司に口頭で許可を取って出張申請をしているところも多いと思いますが、会社・ビジネスとしてはしっかりと書面に残しておくことが大切だと思います。でも、出張旅費精算書だけでいいという方もいると思いますので6つの出張旅費精算書のパターンを作ってみました。
項目としては、出張スケジュールや出張申請書を兼ね備えたフォーマットもあります。出張のときは日当や宿泊費を記載する必要があるので交通費精算書ではなく、出張旅費精算書を使って精算します。
出張のとき手出し経費が多くなると一時的ではありますが自己負担が多くなるため仮払金を出してくれることもあります。記入欄として作っているテンプレートもありますが、エクセルで作成していますので編集して使いやすいようにカスタマイズも自由にできますので、良ければお使い下さい。
出張旅費精算書１
出張旅費精算書に仮払金・期間・出張期間の交通費・日当・宿泊費などの出張に掛かった経費を記載できるようなフォーマットにしています。出張報告も一緒にできるように欄を設けています。
印刷はA4サイズで縦印刷です。
出張旅費精算書２
出張旅費精算書に出張申請書と出張精算書を１つにまとめたタイプのひな形です。仮払申請も一緒にできるようにしています。また、同行者欄も設けています。交通費などの精算欄・日当宿泊費の精算欄・旅費精算額・回覧ルートの検印欄があります。
印刷はA4サイズで縦印刷です。
出張旅費精算書３
出張旅費精算にスケジュール・同行者・交通費などの精算欄・日当宿泊費の精算欄・旅費精算額・回覧ルートの検印欄があります。合計欄は自動計算して表示されるようにしています。
印刷はA4サイズで縦印刷です。
出張旅費精算書４
出張旅費精算書の記載項目をシンプルにしたテンプレートです。交通費明細とその他の宿泊・日当などの経費明細の記入欄を多く取ったフォーマットです。合計欄は自動計算して表示されるようにしています。
印刷はA4サイズで縦印刷です。
出張旅費精算書５
出張旅費精算書の横型です。出張経費明細に必要な項目を横に並べて見やすくしています。経費欄は交通費・宿泊費・日当の３つを記載していますが、必要に応じて編集するといいと思います。
印刷はA4サイズで横印刷です。
出張旅費精算書６
出張旅費精算書の横型です。出張経費明細に必要な項目を横に並べて見やすくしています。経費欄は交通費・宿泊費・日当の３つを記載しています。交通手段を記入できるようにしています。
印刷はA4サイズで横印刷です。
編集後記
経費精算書の１つとして出張精算書のテンプレートを作成しましたので、使えそうなフォーマットがあればダウンロードしてお使い下さい。エクセルで作成していますので、ダウンロード後は自由に編集することができます。
出張距離や宿泊日数などにより、出張扱いになったり、宿泊日数によっては長期出張扱いになったりすることもありますので旅費規定を確認しておく必要があります。