業務日報は、今日・本日の仕事内容を記載して、やったことを記録に残し、業務の進捗管理をしたり、課題や反省点・明日行なうべき業務などを明確にすることを目的にしています。私も、業務報告書（日報）の作成依頼を受けて何パターンか作ってみました。書くほうとしては、書く欄が少なくシンプルなものがいいという感じですが、会社としては、業務内容や改善点など重要な情報であり資産・財産になるので1日の作業予実管理に使いたいと考えていますね。

そこで今回は、様々なパターンの業務日報報告書をエクセルでテンプレートを5つ作りました。無料でダウンロードできるようにしましたので、使ってみたいひな形があればお使い下さい。

業務日報報告書のテンプレート

業務日報を書くほうとしては、何を書いたらいいのか分からなかったり、迷ったりして書くのに何十分も掛かるなんてこともあります。今日の仕事内容・結果・改善点・反省点・課題、明日の予定などを書くといいです。

書くのが面倒だと思うのは、何を書いたらいいのか分からないからですよね。なのでシンプルな業務日報報告書よりも、書くべきことが項目欄に書かれているほうが書きやすいかも知れません。細かく管理されているようで嫌に思う気持ちも分かりますが、書きやすいと思います。

業務日報報告書１（残業時間の予実管理欄有）

この業務日報報告書は、出社時間・退社時間・残業時間の予定と実績、今日の業務予定、活動内容、反省点、明日やるべきことを記入できるようにしています。出社・退社・残業・業務予定内容を前もって書いておき、朝礼のときなどに報告するといいです。活動内容は時間・作業内容・進捗率・課題・次の業務について書くようにすることで作業の進み具合が分かります。

印刷はA4縦1枚です。

業務日報報告書２（業務・行動予定実績欄有）

この業務日報報告書は、前日または当日の就業前に今日の業務や行動予定を立てて、実際の業務・行動との違いを確認することができるようにしています。記入する時間についてはある程度のルールを決めておいたほうが作成が楽になると思います。例えば、予定の時間は10分単位、実績は5分単位など。今日の業務が終わったら、課題と改善点を記入して上司・所属長に提出してコメントをもらう。翌朝本人に返却してコメント確認して今後の業務に活かしてもらうといった流れで使うといいです。

印刷はA4縦1枚です。

業務日報報告書３（業務概要・内容・課題・反省点・予定欄有）

この業務日報報告書は、１の本日の業務概要で今日しないといけない仕事内容を書いて、２の業務内容で時間を記入します。また、他部所と連携したときに、どの部所の誰と情報共有したのかも記録する欄を設けています。情報の展開をきちんとしているか確認できるようにしています。

印刷はA4縦1枚です。

業務日報報告書４（作業内容と課題・反省点の欄のみ）

この業務日報報告書は、シンプルになっています。今日の作業内容と課題・反省点・やるべきことなどの２つの項目欄しか設けていません。記入もフリースタイルになっています。何を書かないといけないのか、必要な情報は何かを共有してから使わないと、１行しか書かないで提出するということもあるかも知れません。

印刷はA4縦1枚です。

業務日報報告書５（業務内容の実績を時間ごとに記入）

本日の業務内容の実際にやった仕事を時間・項目・内容に分けて記入していきます。課題や改善点を書いて上司からのコメントをもらう欄もあります。

編集後記

ビジネスツールとして会社が使うのであれば、より細かい管理ができるようにするといいと思います。作業は予実管理を行ない、残業時間の予実管理も行ないます。作業内容からして残業予定が適切かなども確認することができます。

作業時間管理は、作業効率を上げていくという部分では必要だと思います。作業時間・作業項目を設けておき、月単位でどのくらいの作業にどのくらいに時間が掛かっているのかを見極めることができ、担当者を変えたりすることで生産性を上げる施策もできますし、１日・１週間・１ヶ月の予定も立てやすくなります。集計はエクセルで、できますので作って見るのもいいと思います。