メール管理ソフトとして、Outlook（アウトルック）を使っています。過去に何度かパソコンが故障してしまい、パソコンにデータを保存するタイプだと故障して立ち上がらなくなると過去のメールもすべて見れなくなってしまうのでWEB上で管理できるOutlook.comを利用しています。このOutlook.comはメールだけではなく、スケジュール管理や予定表を作成して管理することもできます。

そこで今回は、Outlook.comでのスケジュール管理・予定表作成の使い方についてお伝えします。

スケジュール管理・予定表を開く

Outlookメールを開くと、受信トレイなどが表示されている下の欄を見ると「カレンダー」のマークがあります。これが、スケジュール管理・予定表ですので、「カレンダー」アイコンをクリックします。

すると、Outlookカレンダーが開きます。

予定を書き込む

予定を書き込みたい日付を「ダブルクリック」または「右クリック」して「新規作成」をクリックします。

予定表が表示されますので、

・タイトル
・場所
・開始日時と終了日時
・繰り返し実行
・アラーム
・メモ

を入力します。

日時の設定は「終日」にチェックを入れると時間指定はできませんので、時間を指定するときは「終日」のチェックをクリックして外します。

繰り返し実行とは、毎日とか毎週月曜日と定期的に行われる予定のときに使います。これを設定すると指定した日にもスケジュールが入力され管理しやすくなります。

アラームを設定すると指定した時間にパソコン画面にポップアップで表示され知らせてくれます。

入力が終わったら左上にある「保存」をクリックします。

Outlookカレンダーに表示が戻り、予定を入力した日に、時間とタイトルが表示されます。

定期的な予定を書き込む

定期的な予定とは、毎週月曜日の10時から12時まで会議開催が決まっているとか、毎月10日に決まった作業があるとか、毎日18時に夕礼をするとか定期的な予定があるときに使います。

予定を書き込みたい日付を「ダブルクリック」または「右クリック」して「新規作成」をクリックします。

予定を書き込みます。

繰り返し欄を指定すると、下にいつまで予定を繰り返すか期間指定するための項目が表示されますので、開始から終了までの日付を指定します。

指定したら、左上にある「保存」をクリックします。

すると、Outlookカレンダーには毎週月曜日の8時から予定が指定した期間反映されます。

スケジュールを編集する

編集したい予定をクリックするとスケジュールが表示されますので、「編集」をクリックします。

編集画面が表示されますので、変更して保存することで修正できます。

スケジュールを削除する

削除したい予定をクリックするとスケジュールが表示されますので、「削除」をクリックします。

イベントの削除画面が表示されますので「削除」をクリックすると指定したスケジュールを消すことができます。

予定表の表示の切り替え方

Outlookカレンダーは、表示形式を日・稼働日・週・月で表示を切り替えることができます。

【表示形式：日】

1日のスケジュールを時間単位で表示します。

【表示形式：稼働日】

稼働日、つまりは月曜日から金曜日までの5日間を表示します。横軸に曜日、縦軸に時間が表示されます。

【表示形式：週】

日曜日から土曜日までの一週間・7日間を一覧表示で見ることができます。

【表示形式：月】

一月単位で予定表・スケジュールを表示し、予定は時間とタイトルのみで確認できます。

表示形式の稼働日の曜日を変更する

Outlookカレンダーの右上にある「歯車マーク」をクリックして、メニューを表示し「オプション」をクリックします。

オプション画面が表示されたら、左側のメニューの「予定表のデザイン」をクリックします。

「稼働日を次のように表示する」欄のチェックが付いている曜日が稼働日として表示されますので、チェックを付けたり、外したりして調整します。

標準の稼働時間は8時～17時なので、時間を変更したいときには「稼働時間を設定します」で指定します。

時間の表示間隔は標準では30分単位、15分単位に変更できます。

編集後記

Outlookは、メール管理だけではなくスケジュール管理も行なうことができます。今回は、基本的な使い方についてお伝えしましたが、他にも他の人とスケジュールを共有することができたりもしますし、同期や他の端末で見ることもできるようなります。

色々と使い勝手が良いメール管理ソフトなので、もっと使いこなしたいと思います。