会社として部所や課の仕事内容を共有または上司が把握するためには業務報告書が役立ちます。ビジネスマンとしては一人で仕事をする訳ではなく課として、または部として皆で業務を遂行していくので、皆が行っている業務内容を把握することは上司だけではなく個人でも大切なことです。朝礼で報告する方法を取り、紙やデータでも残せるようにするために業務報告書は必要なツールだと思います。

そこで今回は、業務報告に使える週報のテンプレートをエクセルで作成しました。フォーマットを無料でダウンロードできるようにしましたので使えそうなひな形があれば使って見て下さい。

業務報告書（週報）のテンプレート

業務報告書の週報は、1週間単位で業務内容を確認するための書式で作成されたものです。日報みたいに細かい項目はなく担当者の大まかな業務の流れを把握するために使われます。作り方としては、通常はA4 1枚に収まる内容で報告書を作りますが、より細かい内容も把握したい管理したいというときにはA4用紙2枚にして管理することもあります。

仕事の流れや漏れが内容に日報・週報・月報をそれぞれ作成する会社もあるようです。企業の方針や上司の考え方によって使用する業務報告書は違ってくると思います。

私の会社では、日報・週報・月報それぞれを書いています。すべてにおいて予定と実績を記入するようになっています。はじめは同じことを3回も書かないといけないと思うと面倒でしたが、仕事の流れや期日、達成度・進捗率などを管理するのは週単位や月単位でないと日報では管理が難しいように思います。

業務報告書週報のテンプレート・フォーマットをエクセルで作りましたので、使えそうなひな形を簡単にダウンロードできるようにしました。

業務報告書（週報）１

業務週報報告書の項目は、目標・やるべき業務・報告事項・業務内容・課題を設けています。必要最低限の内容にまとめた週報テンプレートです。記入欄が小さいため、明確に短い言葉で書く必要があります。

印刷は、A4サイズ縦です。

業務報告書（週報）２

業務週報報告書の項目は、目標・やるべき業務・報告事項・業務内容・課題・反省点・次週の課題を設けています。日々の課題や反省点を翌日に活かしていくためには自分が把握して改善して行く必要があるので認識するためにも課題欄はあったほうが良いというときのフォーマットです。

印刷は、A4サイズ縦です。

業務報告書（週報）３

業務週報報告書の項目は、予定・目標・業務内容・実績・課題・反省点・上司からのコメントを設けています。提出するだけのものではなく、しっかりと上司が業務内容に目を通して把握し、アドバイスをしてあげることで個人のモチベーションにもつながります。

印刷は、A4サイズ縦です。

業務報告書（週報）４

業務週報報告書の項目は、業務内容・今日の目標・進捗率・課題・反省点・報告事項・上司一言を設けています。A4横サイズにして日付を横軸にもってきた書式です。結果から書くや箇条書きで分かりやすくなど工夫しながら報告書類を作成する練習にもなると思います。

印刷は、A4サイズ横です。

業務報告書（週報）５

業務週報報告書の項目は、業務内容・進捗率・課題・問題点・情報連携部所担当者・反省点を設けています。A4横サイズにして日付を縦軸にもってきた書式です。仕事の情報をどの部所の誰に連絡しているのかを書く欄を設けています。

印刷は、A4サイズ横です。

業務報告書（週報）６

業務週報報告書の項目は、今週の予定・今週の目標・業務内容（予定）・やるべきこと・今週の実績・上司のコメント・業務内容（実績）・進捗率・課題・問題点・解決日を設けています。A4用紙2枚で1週間分の週報として使うタイプの書式です。より細かく管理したいときのテンプレートです。

印刷は、A4サイズ縦です。

編集後記

報告書は上司だけに回覧するためのものではありません。部所や課、または他の部所とも共有するべきものだと思います。自部所の情報を他の部所に伝えないという考え方ではなく、共有してより効率的に、精度の高いマネジメントや業務遂行活動に活用すべきツールだと思います。

エクセルに直接入力してもいいし、手書きでもいいと思いますが、PDFファイルなどとして共有フォルダに入れたりして誰もが見れるようにしておくといいです。

マネジメントソフトがありますが、導入またはランニングコストが掛かるため、まずはエクセルファイルなどで情報共有していくシステムを考えるといいと思います。